Vertraulichkeit und Mitwirkende

Wie Caelex Mitarbeitende und Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet

Stand: 28. Oktober 2026 · Caelex UG (haftungsbeschränkt) i. G., Köln · Version 1.4

Diese Seite beschreibt die vertraglichen und organisatorischen Maßnahmen von Caelex zum Schutz vertraulicher Informationen, einschließlich anwaltlicher Mandatsdaten. Sie ist keine Rechtsberatung und ersetzt keine kanzleiinterne Bewertung nach § 203 StGB oder BRAO.

Caelex wirkt an der beruflichen Tätigkeit von Kanzleien mit und ist mitwirkende Person im Sinne von § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB. Wer für Caelex tätig ist und ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das ihm dabei bekannt geworden ist, macht sich nach § 203 Abs. 4 Satz 1 StGB strafbar. Ebenso macht sich strafbar, wer sich einer weiteren mitwirkenden Person bedient, die ein solches Geheimnis unbefugt offenbart, und nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 2 StGB). Deshalb verpflichtet Caelex jede weitere Person zur Verschwiegenheit; neue Personen vor dem ersten Zugang.

1. Caelex-Mitarbeitende und Beauftragte

Personen mit Zugriff auf Produktionsinfrastruktur oder Mandantendaten sind in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen nach §§ 203, 204 StGB belehrt; neue Personen vor dem ersten Zugang
Die Verpflichtung umfasst Mandatsinhalte, Parteien, Aktenzeichen, Vault-Dateien, Chat-Verläufe und vergleichbare Daten
Die Verschwiegenheit gilt zeitlich unbegrenzt, auch über das Ende der Tätigkeit hinaus
Verstöße können arbeits- und zivilrechtliche Folgen haben und nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar sein

2. Sub-Prozessoren

Unterauftragsverarbeiter mit möglichem Zugang zu Inhalten sind über ihre Verträge mit Vertraulichkeitsklauseln zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Transfermechanismen nennt das Sub-Processor-Register.

Vercel (Hosting und AI Gateway): Auftragsverarbeitungsvertrag mit Vertraulichkeitsklausel
Google Cloud (KI-Modelle Claude und Gemini) und Amazon Web Services (Claude): Unterauftragsverarbeiter von Vercel, über Vercel gebunden, kein eigener Vertrag mit Caelex; KI-Anfragen mit EU-Festlegung und ohne Training; Zero Data Retention als Zusage der Modellanbieter gegenüber Vercel, Prompt-Cache bis zu einer Stunde (siehe /legal/sub-processors)
Neon (Datenbank, EU-Region Frankfurt): Auftragsverarbeitungsvertrag
Cloudflare R2 (Vault, Bucket mit EU-Jurisdiktion), Upstash (Cache) und Resend (E-Mail): Auftragsverarbeitungsverträge
Websuche (DuckDuckGo oder Brave Search, USA), nur wenn die Kanzlei sie einschaltet, und öffentliche Quellen wie CourtListener: nicht zur Verschwiegenheit verpflichtet
Weitere: siehe /legal/sub-processors

3. Inhalt der Verpflichtung (intern)

Keine Weitergabe von Mandantendaten an Unbefugte
Keine Nutzung für eigene Zwecke außerhalb der Aufgabenerfüllung
Verarbeitung nur im Rahmen der Aufgabenstellung und Zweckbindung
Einhaltung der TOMs und internen Zugriffsregeln
Unverzügliche Meldung von Vorfällen an die internen Sicherheitskanäle
Rückgabe bzw. Löschung von Zugängen und Datenträgern bei Ausscheiden

4. Rolle gegenüber der Kanzlei

Gegenüber der Kanzlei ist Caelex Auftragsverarbeiter bzw. Dienstleister im Sinne des jeweiligen Vertrags und der DSGVO. Die Kanzlei bleibt Verantwortliche für die berufsrechtliche Zulässigkeit der Nutzung und für die Entscheidung, welche Inhalte in das System eingegeben werden. Die Vereinbarung zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO und § 203 StGB ist Anlage 3 zum AVV (/legal/dpa#anl3).

5. Dokumentation und Audit

Caelex führt Nachweise über die Verpflichtung der Personen mit Zugang zu Inhalten und über die Unterauftragsverarbeiter. Kanzleien mit gültigem Vertrag können im Rahmen der vereinbarten Audit-Klauseln Auskunft verlangen (legal@caelex.eu).

6. Vorfälle melden

Verdacht auf unbefugten Zugriff oder Verletzung der Vertraulichkeit: security@caelex.eu. Die 72-Stunden-Meldung an Aufsichtsbehörden bleibt, soweit einschlägig, Pflicht des Verantwortlichen (Kanzlei).

Kontakt

Caelex UG (haftungsbeschränkt) i. G., Im Mediapark 5, 50670 Kölnlegal@caelex.eu security@caelex.eu

Version 1.4 · 28. Oktober 2026

BRAO § 43e Hinweise Datenresidenz Sub-Processor-Register DPA